Microsoft Teams ha pasado rápidamente de ser una plataforma de comunicación multifuncional a una herramienta esencial para el entorno de trabajo actual. Administrar un entorno de Microsoft Teams para toda su organización no es tarea fácil. Prevenir la expansión, mantener seguros los datos internos y mantener todo funcionando de la manera más eficiente posible para sus usuarios finales requiere algunos controles serios. Hay una palabra elegante para esto en el idioma inglés: gobierno. Esta palabra denota el acto o forma de gestión, el código de conducta, la supervisión de las organizaciones. La gobernanza quizás se describa mejor como acuerdos de trabajo. En este artículo, discutiremos 8 temas importantes en los que debe ponerse de acuerdo para administrar Microsoft Teams de manera efectiva. Quiere que sus empleados usen Microsoft Teams. Cuantos más empleados usen Teams, mayores serán las posibilidades de éxito con la implementación de Microsoft Teams. Sin embargo, esto debe ser un proceso controlado. La capacidad de crear un nuevo canal Team of Teams solo debería estar disponible para ciertas personas dentro de su organización, como:
- Su departamento de TI, que puede aprobar las funciones disponibles para cada subconjunto de usuarios.
- Propietarios de empresas, que son los responsables últimos de la seguridad de los datos de su empresa.
Al principio, puede parecer genial dejar que todos configuren Teams. Sin embargo, hay ejemplos de organizaciones con 2000 usuarios que tienen 2500 equipos. Con el tiempo, ese tipo de libertad puede ser muy confuso para que el usuario final descubra lo que alguien necesita. Es raro que los usuarios necesiten poder utilizar los recursos sin ningún motivo. Es muy importante formular criterios sobre cómo y por qué es bueno que las personas creen espacios colaborativos. Al igual que con tantas cosas en el mundo de TI, la vida se vuelve más fácil cuando puede reclutar a otras partes interesadas y defensores internos para que lo ayuden a crear políticas de gobierno. Estas personas generalmente aprecian esta política una vez que se dan cuenta de que pueden ganar respeto y autoridad al coordinar y hacer cumplir esta política. Es realmente importante tener conversaciones con una amplia gama de partes interesadas (o al menos establecer una buena relación con alguien que pueda hacerlo). Cuanto mejor comprenda quién puede ayudarlo mejor a desarrollar sus criterios para los procedimientos operativos, más precisos, duraderos y exitosos serán esos procedimientos. ¿Cuenta su departamento con los recursos adecuados para rastrear y rastrear los roles y accesos de equipos y canales? ¿Entienden el poder de los administradores, propietarios, miembros y miembros externos en Microsoft Teams? Es importante saber que los diferentes roles pueden brindar a los usuarios finales mucho poder y conexiones a aplicaciones externas y ubicaciones de almacenamiento. El seguimiento de quién tiene acceso y derechos de administrador a las funciones que ofrece Microsoft Teams es vital para administrar el riesgo y los recursos. Las partes interesadas, así como los equipos de TI, legales y de seguridad deben asegurarse de que la información de la organización permanezca en las aplicaciones y los espacios de colaboración correctos. Todos también deberían hacer todo lo posible para evitar ‘Shadow-IT’. Ahora es posible controlar qué aplicaciones e integraciones se pueden agregar a Microsoft Teams a nivel de equipo individual. Hay muchas aplicaciones excelentes que pueden mejorar el uso y la conectividad de las aplicaciones y plataformas en la nube, pero también es importante considerar habilitar ‘Shadow-IT’ y el mayor riesgo asociado con la habilitación de dichos servicios. Un escenario común es cuando el departamento de TI no desea habilitar el uso compartido externo. ¿Deberían entonces los usuarios poder conectar sus Microsoft Teams a otras soluciones de almacenamiento en la nube? La planificación de políticas y un proceso que las haga cumplir es muy importante cuando se trata de cómo se gestiona esto. Controlar lo que las personas llaman equipos y aplicar propiedades en función de cómo las personas usan Microsoft Teams y otros espacios de colaboración es fundamental cuando se trata de mantener el ciclo de vida de sus datos. No puede aplicar políticas y preservar el ciclo de vida de sus datos si no sabe por qué existe un equipo de Microsoft y qué tipo de información hay en sus áreas de almacenamiento. Puede estar bien dar a los usuarios mucha libertad a corto plazo, pero a la larga nadie quiere terminar en un escenario en el que tiene uno o más equipos para cada persona en la empresa. Esto solo conducirá a conversaciones difíciles sobre lo que se puede guardar, archivar o eliminar. Cuanto más pueda automatizar las propiedades, las convenciones de nomenclatura y la gestión del ciclo de vida, menos carga tendrá TI con el seguimiento constante del desorden. Si bien Microsoft Teams es una herramienta de colaboración bastante nueva, las personas aún compartirán archivos y documentos, que aún se almacenan en los sitios de SharePoint que se encuentran detrás del equipo. Debe responder preguntas básicas sobre el ciclo de vida del contenido, la gestión de datos y la protección de datos/protección contra la pérdida de datos. Su plan debe incluir lenguaje en torno a:
- Etiquetado preciso de documentos
- Aplicación de seguridad, taxonomía y automatización a nivel de contenido
- Clasificaciones y etiquetas que reflejan la información en documentos y archivos
Las herramientas de Office 365, como el Centro de seguridad y cumplimiento y el Centro de administración de registros de SharePoint, pueden ayudar con estos procesos. La capacitación es tan importante como la estrategia cuando se trata de una implementación exitosa. Cree su programa de capacitación interno lo más rápido posible y desarrolle relaciones con los usuarios comerciales y las partes interesadas. Se convierten en «evangelistas» expertos para nuevas implementaciones y lo ayudan a comprender las necesidades de los usuarios cotidianos, lo que facilita la vida de todos. Microsoft Teams pronto reemplazará por completo a Skype for Business. Los canales y la funcionalidad de chat en Microsoft Teams hacen un gran trabajo al reducir las conversaciones de correo electrónico desordenadas en Microsoft Exchange. A medida que los empleados colaboren más en Microsoft Teams y comprendan su funcionalidad, comenzarán a aprovechar funciones como ChatBots y capacidades de IA, así como integraciones de flujo de trabajo y PowerPoint que aumentan su productividad. A medida que pase el tiempo, será más importante contar con una estrategia de gestión de cambios para capacitar a los usuarios en nuevos procesos comerciales que aumenten la eficiencia y reduzcan el riesgo. A medida que cambian las necesidades comerciales y se agregan nuevas funciones de aplicaciones a intervalos cada vez más cortos, es fundamental contar con una estrategia para implementar nuevos procesos para mantenerse al día con el rápido ritmo del cambio.
